Amennyiben nincs bekapcsolva az automata szinkronizáció, mindenképp szükséges manuálisan szinkronizálni, hiszen ilyenkor csak a készülék tárolja a lezárt naplót, nem kerül fel a felhőbe mindaddig, amíg nem kattintunk a Szinkronizáció gombra a menüben. Természetesen használattól függően, elég lehet csak a nap végén szinkronizálni, így egy kattintással az összes napló archiválódik a szerveren és frissül az app felület.

– Naplózás során: nem megfelelőség, illetve kritikus érték esetén hibanapló jön létre (intézkedés szükséges a hiba elhárításához). A kritikus határérték (vagy nem megfelelőség) piros színnel látható az adott naplósorban és ezzel együtt megjelenik egy szövegbeviteli sor az intézkedés bejegyzéséhez. Ide kell bejegyezni a hiba leírását, melyből a napló lezárásakor feladat jön létre.

– Önálló bejegyzésként: naplótól független hibajelentés vagy intézkedési javaslat. Feladatlista nézetben kattintson a hozzáadás gombra (pluszjel ikon), töltse ki az „Új feladat” űrlapot, majd a pipára kattintva rögzítse azt.

KÉK: normál prioritású intézkedés; fontos, de nem sürgős
SÁRGA: nagyon fontos feladat, sürgős intézkedést kíván
PIROS: rendkívül fontos, kritikus probléma, azonnali intézkedést kíván

– Összes: minden feladat látható a listában
– Nyitott: csak a nyitott feladatokat listázza
– Lezárt: csak a lezárt feladatokat listázza
– Normál: a normál prioritású feladatokat listázza (kék szín)
– Sürgős: a sürgős prioritású feladatokat listázza (sárga szín)
– Kritikus: a kritikus prioritású feladatokat listázza (piros szín)

Opcionálisan minden napló ütemezhető az ellenőrzések aktuális időpontjára, dátumára. Ez azt jelenti, hogy a rendszer automatikusan létrehozza a beállított határidőre az adott naplókat és jelzi a felhasználónak, ha kitöltésre vár egy ellenőrzési lap vagy éppen elmaradt az adminisztráció. Az időzítés lehet napi, heti, havi, éves, különböző gyakorisággal.

Fogalmak:
HATÁRIDŐ: eddig kell kitölteni a naplót (jelzi a rendszer mennyi van hátra)
IDŐKAPU: ennyivel a határidő előtt kezdhető meg a napló kitöltése

A színek különböző státuszokat, folyamatokat jelölnek:

• SÖTÉTKÉK: időzítés nélküli üres napló, bármikor kitölthető

• VILÁGOSKÉK: időzítés nélküli elkezdett/lezáratlan napló

• SÖTÉTZÖLD: időzített napló, határidőn és időkapun belül, kitölthető

• VILÁGOSZÖLD: időzített napló, határidőn belül, időkapun kívül

• PIROS: időzített napló, határidőn kívül (lejárt), kitölthető

• FEKETE: offline állapotban lezárt napló (még nem szinkronizált/archivált)

Fogalmak:
HATÁRIDŐ: eddig kell kitölteni a naplót (jelzi a rendszer mennyi van hátra)
IDŐKAPU: ennyivel a határidő előtt kezdhető meg a napló kitöltése

Két időértékkel dolgozik a rendszer az ütemezés során:
– Határidő: eddig kell kitölteni a naplót
– Időkapu: ennyivel a határidő előtt kezdhető meg a napló kitöltése

Egy időzített naplót akkor lehet kitölteni, amikor a megadott időkapun belül van, ha előbb töltjük ki (időkapun kívüli lezárás), akkor új napló jön létre pluszban, azaz nem az időzített napló kerül kitöltésre, lezárásra.

Például:
Reggel 9 óra a határidő, 2 óra az időkapu = 7 órától 9 óráig lehet kiölteni a naplót. Amennyiben 7 óra előtt tölti ki a naplót, az alkalmazás figyelmezteti, hogy időkapun kívül történik a naplózás, 9 óra után pedig lejárt státuszt kap.

Igen, viszont ebben az esetben plusz napló fog megjelenni a rendszerben, azaz időzített naplót csak a beállított időkapuján belül lehet kitölteni; ha előbb töltjük ki, akkor új napló jön létre.

Fontos, hogy amennyiben határidőn túl töltjük ki, akkor nem jön létre plusz napló, csak akkor, ha ezt az időkapu előtt tesszük meg.

Amennyiben ugyanazt a naplót látja duplán (határidő egyezik), valószínűleg egy kis hiba lépett fel a rendszerben. Jelezze a problémát kollégáinknak, akik feltárják és javítják a hibát, a lehető legrövidebb időn belül. Hiba bejelentése: hiba@ehaccp.hu

Amennnyiben a dupla napló különböző határidővel látható, érdemes megnézni, hogy melyik mikor töltendő. Ritkán előfordul, hogy a naplólistában megjelenik a következő napra vonatkozó napló is. Töltse ki az aktuális (aznapi) naplót, lépjen ki az alkalmazásból, majd jelentkezzen be újra.

Két esetben fordulhat ez elő:

1. Valójában nem az aktuális napló lett kitöltve és lezárva, hanem ugyanannak a naplónak a következő időpontra legenerálódott lapja; így lényegében át lett ugorva az aktuális napló.
A naplózás helyreállításához töltse ki a lejárt naplót is, zárja le, majd jelentkezzen be a webes felületre admin hozzáféréssel. Az archív naplókból törölje a másik naplót, majd szinkronizáljon az app-ban (vagy lépjen ki és be).

2. Nem történt meg a rendszer szinkronizálása, nem frissült az applikáció felülete, így előfordulhat, hogy bár a felhasználó lezárta az aktuális naplót, a felületen ez még nem jelent meg. Szinkronizálja az applikációt, vagy lépjen ki és be a fiókból.

Ilyen esetekben meg kell vizsgálni ki, mikor, mennyit naplózott az adott egységben. Előfordul, hogy valaki előre kitöltötte/lezárta a következő napi naplót is valamelyik nap. Azaz ki lett töltve egy mai és egy holnapi napló is. A rendszer az ütemezésnek megfelelően létrehozta az utána következőt, ami így már 2 napos határidővel fog megjelenni a listában.

Ilyen esetekben meg kell vizsgálni ki, mikor, mennyit naplózott az adott egységben. A webes felületen az archív naplókban pontosan visszanyomozható hol történt előre naplózás, mikor csúszott el az ütemezés.

Keresse fel ügyfélszolgálatunkat, kollégáink segíteni fognak Önnek az ütemezés helyreállításában.

A webes felületen, a naplóvázak alapadatain belül lehet kikapcsolni és módosítani az időzítéseket.
A napló kitöltésének gyakoriságát állítsa „Nem”-re, ha nem szeretne időzítést a naplóhoz, vagy törölje a listából a szükségtelen időpontokat a törlés ikonra kattintva („kukába” ikon).
Ugyanitt tudja módosítani is az ütemezést, adja meg a kitöltési gyakoriságot és az időpontot. A végén kattintson a Létrehoz gombra.
Segítségért forduljon ügyfélszolgálatunkhoz.

Igen. A rendszer jelzi, amikor egy napló nem lett kitöltve a beállított határidőig, de ettől még kitölthető és lezárható későbbi időpontban is.

Naplósor típusok és kitöltésük:

• Megfelelőség (igen/nem): megfelelőség esetén a pipára kattintok; nem megfelelőség esetén pedig az x-re

• Határérték/határidő: a vonalra kattintva beírom, vagy a diktafon ikonra kattintva felmondom az értéket

• Időpont (óra/perc): a naptár ikonra kattintva a felugró ablakban kiválasztom az órán az időpontot; először az órát, majd a percet

• Dátum (év/hó/nap): a naptár ikonra kattintva a felugró ablakban kiválasztom a naptárban a dátumot, először a hónapot, majd a napot

• Dátum (év/hó/nap/óra/perc): a naptár ikonra kattintva a felugró ablakban kiválasztom a naptárban a dátumot, majd az időpontot az órán

• Szabadszavas naplósor (txt): a vonalra kattintva begépelem, vagy a diktafon ikonra kattintva felmondom a szöveget

• Lenyíló lista (select txt): a lista ikonra kattintva kiválasztok egy elemet a lenyíló listából

• Több elem kiválasztása listából (multichoice): a „kérlek válassz” mezőre kattintva kipipálom a szükséges elemeket, majd a kész gombbal nyugtázom

• Qr kód beolvasása: a qr ikonra kattintok és a telefon kamerájával beolvastatom a kódot

• Aláírás: a vonalra kattintva begépelem, vagy a diktafon ikonra kattintva felmondom a nevemet, majd a toll ikonra kattintva, a megjelenő fehér felületen az ujjammal aláírom, pipával pedig rögzítem az aláírást

A jobb alsó sarokban látható pipa a napló lezárására szolgál, de mindaddig szürke, amíg nincs megfelelően, ill. nincs teljesen kitöltve a napló. Miután kitöltötte a szükséges sorokat és mindent rendben talál a program, a pipa zöldre vált, ami azt jelenti, hogy lezárható a napló.

1) Kötelező kitöltésű naplósorok:
Egy napló csak akkor zárható le, ha minden kötelező kitöltésű naplósor kitöltésre került. Az alkalmazás mindig figyelmeztet erre, pirossal írt ”a mező kitöltése kötelező” felirattal az adott naplósornál. Ezeket a sorokat mindenképp töltse ki.
A nem kötelező kitöltésű naplósorok kitöltése választható, így amennyiben üresen marad, a napló akkor is lezárható.

2) Kötelező műveletek: (amennyiben beállításra kerültek)
Egyes naplósoroknál (a kitöltésen felül) kötelező műveleteket szükséges elvégezni ahhoz, hogy a napló lezárható legyen.
Ezek lehetnek: – kötelező fénykép feltöltés – kötelező aláírás

Amíg nem történik meg az előírt művelet elvégzése (pl. nincs feltöltve fotó), addig a rendszer nem engedi lezárni a naplót.

Ezek a funkciógombok, melyekkel különböző műveleteket végezhetünk el:
– ocr scanner: fényképből szerkeszthető szöveget kapunk
– fotó készítése és feltöltése (lehet kötelező vagy opcionális)
– megjegyzés írása: egyszerű megjegyzést tud fűzni a naplósorhoz, vagy feladatot hozhat létre kritikus érték esetén
– aláírás felvitele (lehet kötelező vagy opcionális)

Kattintson a fotó ikonra, majd a „fotó hozzáadása” felületen a jobb alsó sarokban látható pluszjel ikonra kattintva az alábbi lehetőségek közül választhat:

Fotó választása a galériából:
Erre kattintva a felhasználó a mobil eszközén tárolt fotók közül tölthet fel képet. Több fotó is feltölthető, egyesével kiválasztva őket. (tehát egyszerre csak egy kép adható hozzá)

Fotó készítése:
Erre kattintva az eszköz kamerájával készíthetünk fényképet, amely aztán feltöltésre kerül a naplósorhoz. Több fotó is készíthető, feltölthető.

Az adott naplósorban kattintson a papírlap ikonra, majd az „írj ide” beviteli mezőbe gépelje be vagy mondja fel a kívánt szöveget (diktafon). Kritikus érték esetén pipálja be a „Csak megjegyzés” opciót, így nem jön létre feladat a naplóból. (feladat=integrált műszaknapló, hibanapló)

Kattintson az adott naplósorban a toll ikonra. Egy fehér, üres felület jelenik meg, ide tudja felvinni az aláírását, aztán a pipával rögzíti azt. Amennyiben nem megfelelő a szignó, az alsó világoskék sávban található „Törlés”-re kattintva ismét üres lesz a kijelző és megismételhető az aláírás. A rendszer alapértelmezettnek menti az először felvitt aláírást, így később elég a felugró ablakban a „Van alapértelmezett aláírása. Szeretné azt használni?” kérdésre az „Igen” opciót választani. Így az applikáció a korábbi aláírást rögzíti a naplósorhoz.

Új aláírás felviteléhez pedig kattintson az „Új létrehozása” opcióra és vigye fel a szignót az előzőekben leírtak szerint.

Az elkezdett, lezáratlan naplók bármikor folytathatók onnan, ahol a felhasználó abbahagyta, a beírt adatok nem vesznek el. A rendszer világoskék színnel különbözteti meg ezeket a lapokat, azaz, amikor a felhasználó kilép a naplóból (a visszanyíllal), az sötétkékből világoskék színre vált a naplólistában. Később így könnyen megtalálható és folytatható az adott napló.
Az időzített naplók esete más, erre vonatkozóan tekintse meg az Időzítés, ütemezés témakört.

Ez az ikon a gyors kitöltés gomb.
Rákattintva a határérték és megfelelőségi naplósorok automatikusan kitöltésre kerülnek. Határérték esetén (pl. hőmérséklet) az előre beállított felső és alsó értékek alapján ad a rendszer egy köztes értéket. Megfelelőség esetén pedig az összes ilyen sort kipipálja, azaz megfelelőként értékeli.

Az applikációban nincs erre lehetőség. Ezt a funkciót csak a webes felületen lehet engedélyezni az adott naplóhoz és felhasználókhoz. Jellemzően az egység vezetője rendelkezik a funkció használata felett. Amennyiben nincs külön kikötés, kollégánk alapértelmezetten bekapcsolja a naplókhoz a gyors kitöltés gombot (varázspálca ikon).

Igen. Naplólista nézetben a jobb felső sarokban látható két ikon. A bal oldali ikonra (három vonal) kattintva láthatjuk a rendezési szempontokat, melyek az alábbiak:

– határidő szerint legközelebb lejáró
– határidő szerint legkésőbb lejáró
– létrehozás szerint legkorábbiak elől
– létrehozás szerint legkésőbbiek elől
– betűrendben elölről
– betűrendben hátulról

Kattintson a kívánt opcióra és az alkalmazás a kiválasztott sorrendben listázza a naplókat.

Naplólista nézetben a jobb felső sarokban látható két ikon. A jobb oldali ikonra (tölcsér) kattintva láthatjuk a szűrési szempontokat, melyek az alábbiak:

– összes napló
– időzített, határidős napló
– lejárt határidős naplók
– időzített, még inaktív naplók
– lezáratlan naplók
– lezárt naplók

Kattintson a kívánt opcióra és az alkalmazás csak a kiválasztott szűrőnek megfelelő naplókat listázza.

8 napig láthatóak az applikációban a lezáratlan naplók, ezután már csak a webes felületről indítható a kitöltésük, befejezésük. (Lezáratlan naplók)

Ez a gomb dinamikus naplóknál jelenik meg, ami azt jelenti, hogy egy naplón belül többször felvihetjük ugyanazokat a napló sorokat (laponként), így nem kell tételenként új naplót nyitni.
Például: beírom a termék nevét, felviszem az egyéb adatokat hozzá, majd ezt követően a hozzáadás gombra kattintva folytathatom a kitöltést a következő étel adataival.

• SÖTÉTKÉK: időzítés nélküli üres napló, bármikor kitölthető

• VILÁGOSKÉK: időzítés nélküli elkezdett/lezáratlan napló

• SÖTÉTZÖLD: időzített napló, határidőn és időkapun belül, kitölthető

• VILÁGOSZÖLD: időzített napló, határidőn belül, időkapun kívül

• PIROS: időzített napló, határidőn kívül (lejárt), kitölthető

• FEKETE: offline állapotban lezárt napló (még nem szinkronizált/archivált)

Amennyiben be van kapcsolva az automata szinkronizáció, az applikáció automatikusan szinkronizálja a műveleteket (pl. napló lezárása), így csak akkor kell manuálisan szinkronizálni, amikor pl. szerkezeti módosítás történt valamelyik naplóban vagy egy hiba javításra került. Egyébként nem szükséges.
.
Amennyiben nincs bekapcsolva az automata szinkronizáció, mindenképp szükséges manuálisan szinkronizálni, hiszen ilyenkor csak a készülék tárolja a lezárt naplót, nem kerül fel a felhőbe mindaddig, amíg nem kattintunk a Szinkronizáció gombra a menüben. Természetesen használattól függően, elég lehet csak a nap végén szinkronizálni, így egy kattintással az összes napló archiválódik a szerveren és frissül az app felület.

– Felhasználó neve (üdvözlés)
– Egység neve (és kiválasztása, ha több egység van)
– Naplók száma: mennyi napló nincs lezárva / hány napló érhető el
– Feladatok száma: mennyi feladat nincs lezárva / hány feladat került a műszaknaplóba
– Nyilvántartások száma: mennyi nyilvántartás nincs lezárva / hány nyilvántartás érhető el

A kezdőlap ikonokra (Naplók, Feladatok, Nyilvántartások) kattintva az adott dokumentumok listanézetébe jutunk.

Feladat:
– 3 feladat nyitott, nincs elvégezve
– 7 feladat érhető el összesen

Nyilvántartás:
– 3 nyilvántartás nyitott, nem került lezárásra
– 7 nyilvántartás érhető el összesen