A kezdőlapon kattintson az ÚJ NAPLÓ -ra, majd válassza ki a listából a kitöltendő naplót. A Létrehoz gombra kattintva megnyitja az űrlapot és kezdheti a sorok kitöltését.

1. Napló: statikus dokumentum, a kitöltés végeztével nem adhat hozzá új lapot
2. Dinamikus napló: egy naplón belül többször felviheti ugyanazokat a napló
sorokat (laponként), így nem kell tételenként új naplót nyitni

Naplósor típustól függően alapvetően kétféleképpen lehet kitölteni a naplósorokat: értéket adok meg vagy értéket választok ki.

Naplósor típusok és kitöltésük:

• Megfelelőség (megfelel/nem felel meg; igen/nem): megfelelőség esetén a pipára kattintok (zöldre vált); nem megfelelőség esetén pedig az X -re. Nem megfelelőség (piros X) esetén ún. feladat, azaz hibanapló jön létre.

• Határérték/határidő: a beviteli mezőbe kattintva beírom az aktuális (mért) értékeket. Kritikus/rossz érték esetén (pl. rossz hűtő hőmérséklet) ún. feladat, azaz hibanapló jön létre.

• Időpont (óra/perc): az óra ikonra kattintva a megnyíló kis ablakban, a fel-le nyilak segítségével kiválasztom az órát és a percet, vagy az időpont mezőbe kattintva begépelem az aktuális időpontot

• Dátum (év/hó/nap): a naptár ikonra kattintva a megnyíló naptár ablakban kiválasztom a dátumot, vagy a naptár mezőbe kattintva begépelem azt. A mező törléséhez/kiürítéséhez az X gombra kattintok.

• Dátum (év/hó/nap/óra/perc): a naptár ikonra kattintva a megnyíló naptár ablakban kiválasztom a dátumot, majd az időpontot; vagy a naptár mezőbe kattintva begépelem azt. A mező törléséhez/kiürítéséhez az X gombra kattintok.

• Szabadszavas naplósor (txt): a beviteli mezőbe kattintva begépelem a szöveget

• Lenyíló lista (select txt): egy elem kiválasztása listából; a „válasszon” feliratú mezőbe kattintva, kiválasztok egy elemet a lenyíló listából

• Több elem kiválasztása listából (multichoice): az adott jelölőnégyzetbe kattintva, kiválasztom a szükséges elemeket

• QR kód beolvasása: ez a funkció az ONIR mobil applikációval működik; a qr ikonra kattintok és a telefon kamerájával beolvastatom a kódot

• Aláírás: ez a funkció az ONIR mobil applikációval működik; a vonalra kattintva begépelem, vagy a diktafon ikonra kattintva felmondom a nevemet, majd a toll ikonra kattintva, a megjelenő fehér felületen az ujjammal aláírom, pipával pedig rögzítem az aláírást

Csak dinamikus naplók esetében, a MENTÉS+ÚJ SOR gombbal további lapokat (sorokat) adhat hozzá a naplóhoz, amennyiben szükséges. Statikus naplónál ez értelemszerűen nem lehetséges.

A MENTÉS+ÚJ SOR -ra kattintva, az addig felvitt adatok mentésre kerülnek és hozzáadódik a naplóhoz újra az összes naplósor, így folytatható a kitöltés a további adatokkal.

Miután kitöltötte a naplósorokat, kattintson a MENTÉS -re, majd a felugró ablakban a NAPLÓ LEZÁRÁSA gombbal véglegesíti a napló lezárását.
Amennyiben mégis folytatná a naplót, a KITÖLTÉS FOLYTATÁSA gombra kattintva visszajut az űrlaphoz és módosíthatja, befejezheti azt.

1. Kötelező kitöltésű naplósorok:
Egy napló csak akkor zárható le, ha minden kötelező kitöltésű naplósor kitöltésre került. Az alkalmazás mindig figyelmeztet erre, pirossal írt felirattal az adott naplósornál. Ezeket a sorokat mindenképp töltse ki.
A nem kötelező kitöltésű naplósorok kitöltése választható, így amennyiben üresen marad, a napló akkor is lezárható.

2. Kötelező műveletek: (amennyiben beállításra kerültek)
Egyes naplósoroknál (a kitöltésen felül) kötelező műveleteket szükséges elvégezni ahhoz, hogy a napló lezárható legyen.
Ezek lehetnek: kötelező fénykép feltöltés és/vagy kötelező aláírás

Amíg nem történik meg az előírt művelet elvégzése (pl. nincs feltöltve fotó), addig a rendszer nem engedi lezárni a naplót. A rendszer minden esetben piros figyelmeztető üzenettel vagy piros jelzésű ikonnal hívja fel a felhasználót a kötelező művelet elvégzésére.

A számítógépén tárolt fotók közül választhat és tölthet fel képet.
Kattintson a fotó ikonra, majd a Képek feltöltése gombra. A felugró „Kép feltöltése” ablakban két lehetőség közül választhat a szükséges fotó(k) feltöltéséhez:

1. Böngészés mappában: erre a gombra kattintva a számítógép/adathordozó fájlkezelőjét nyitja meg. Keresse meg az adott mappát és válassza ki a feltöltendő képet.

2. Fájlok húzása ide: nyissa meg a feltöltendő képet tartalmazó mappát, majd a képen nyomva tartva az egeret, húzza be azt az üres keretbe (Kép feltöltése ablak)

Több fotó is hozzáadható a naplósorhoz, egyesével feltöltve őket. (tehát egyszerre csak egy kép tölthető fel)

Az adott naplósorban kattintson a papírlap ikonra, majd a megjelenő beviteli mezőbe gépelje be a kívánt szöveget.
Az így rögzített szöveg egyszerű megjegyzésként, az adott naplósor neve alatt fog megjelenni az archív (lezárt) naplóban. Feladatot (hibanapló) nem generál.

Ez a funkció csak az ONIR mobil applikációval működik:
Kattintson az adott naplósorban a toll ikonra. Egy fehér, üres felület jelenik meg, ide tudja felvinni az aláírását, aztán a pipával rögzíti azt. Amennyiben nem megfelelő a szignó, az alsó világoskék sávban található „Törlés”-re kattintva ismét üres lesz a kijelző és megismételhető az aláírás. A rendszer alapértelmezettnek menti az először felvitt aláírást, így később elég a felugró ablakban a „Van alapértelmezett aláírása. Szeretné azt használni?” kérdésre az „Igen” opciót választani. Így az applikáció a korábbi aláírást rögzíti a naplósorhoz.

Új aláírás felviteléhez pedig kattintson az „Új létrehozása” opcióra és vigye fel a szignót az előzőekben leírtak szerint.

Ezt a funkciót külön engedélyezni kell az adott naplóhoz és felhasználókhoz.
Amennyiben engedélyezve van, egy gyorskitöltő gomb (varázspálca ikon) jelenik meg a megnyitott napló végén, a MENTÉS gomb mellett.

Rákattintva, a határérték és megfelelőségi naplósorok azonnal kitöltésre kerülnek. Határérték esetén (pl. hőmérséklet) az előre beállított felső és alsó értékek alapján ad a rendszer egy köztes értéket. Megfelelőség esetén pedig az összes ilyen sort kipipálja, azaz megfelelőként értékeli.

A megkezdett naplók bármikor folytathatók onnan, ahol a felhasználó abbahagyta, a beírt adatok nem vesznek el. A kezdőlapon kattintson a LEZÁRATLAN NAPLÓK -ra, itt listázódnak a befejezésre váró naplók. Nyissa meg az aktuális naplót és folytassa a kitöltését. Miután lezárta a dokumentumot, az átkerül az archív naplók közé. A határidős (beállított ütemezéssel generált) naplók is a lezáratlan listából nyithatóak meg.

Az alábbi esetekben jöhetnek létre lezáratlan státuszú naplók:

1. A felhasználó elkezdte tölteni a naplót, de nem fejezte be, később folytatja
2. Kitöltötte a naplót teljesen, de nem zárta le véglegesen
3. Az automatikusan legenerált, időzített napló nem került kitöltésre és lezárásra

A napló kitöltésének gyakoriságát jelenti.
Opcionálisan minden napló ütemezhető az ellenőrzések aktuális időpontjára, dátumára. Ez azt jelenti, hogy a rendszer automatikusan létrehozza a beállított időintervallumnak megfelelően az adott naplókat és értesíti a felhasználót, ha kitöltésre vár egy ellenőrzési lap vagy éppen elmaradt az adminisztráció. Az időzítés lehet napi, heti, havi, éves, különböző gyakorisággal.

Határidő: eddig kell kitölteni és lezárni a naplót (de utána is kitölthető)
Időkapu: ennyivel korábban kezdhető meg a napló kitöltése a határidőhöz képest
(előbb nem lehet kitölteni)

Egy határidős napló akkor lesz aktív, azaz kitölthető, amikor belép a
megadott időkapuba.

Lássunk egy példát:
9 óra a határidő és 2 óra az időkapu = 7 órától 9 óráig lehet kiölteni a naplót
A határidő lejárta után, azaz 9 óra után is ki lehet tölteni a naplót, viszont ekkor már lejárt státuszban van a dokumentum.

A kezdőlapon kattintson a LEZÁRATLAN NAPLÓK -ra, itt listázódnak az időzített naplók, melyeket már legenerált a rendszer, de még nem lettek kitöltve és/vagy lezárva.
A HATÁRIDŐ oszlopban láthatjuk a beállított határidő dátumot és időpontot, a LÉTREHOZVA oszlopban pedig azt, hogy mikor generálta le, hozta létre a rendszer az adott naplót.

A „Napló megnyitása” ikonra kattintva nyissa meg az aktuális naplót, töltse ki, majd zárja le. Miután lezárta a dokumentumot, az átkerül az archív naplók közé.

A kezdőlapon kattintson az ARCHÍV NAPLÓK ra, itt listázódnak a lezárt naplók. Megtekinthető és letölthető minden lezártnapló, illetve informálódhatunk, melyik mikor került lezárásra (LEZÁRVA oszlop) és hogy a lezárás időpontja határidőn belül vagy kívül esik (HATÁRIDŐ oszlop). Amennyiben kívül esik, piros színnel jelöli a rendszer, hogy az a napló nem került időben kitöltésre (lejárt határidős napló).

Egy időzített naplót akkor lehet kitölteni, amikor a megadott időkapun belül van (aktív), ha előbb töltjük ki (inaktív), akkor új napló jön létre pluszban, azaz nem az időzített napló kerül kitöltésre, lezárásra.
Tehát, időzített naplót csak a beállított időkapuján belül lehet kitölteni; ha előbb töltjük ki, akkor új (nem időzített) napló jön létre.

A napló akkor aktív és kitölthető, amikor lezáratlan naplók közt zöld színnel látható a határidő dátuma a HATÁRIDŐ oszlopban. Ez azt is jelenti, hogy még határidőn belül van. Amennyiben nincs kiemelő szín a határidőn, a napló létrejött, de még inaktív, nem lépett be az időkapuba.

A napló akkor is kitölthető (bármikor), amikor már lejárt a határidő, ilyenkor mindössze lejárt státuszt kap és a lezáratlan naplók közt piros színnel látható a határidő dátuma.

Az ONIR rendszerben a feladat, mint olyan, lényegében megfelel az úgynevezett műszaknaplónak (hibanapló), azaz a felmerülő hiányosságok, hibák, javítások, intézkedések naplózása.
Ez a funkció biztosítja az ellenőrzések során felmerülő hibák gördülékeny és egyszerű adminisztrációját. A javításért felelős személyek azonnal értesülnek a feladatról és nyomonkövethető az intézkedés folyamata, elvégzése.

Amikor kritikus értéket (határértéken kívülre esik) vagy nem megfelelőséget rögzítünk az adott naplóban, akkor mentéskor a rendszer nem engedi lezárni a naplót, pirosra változik a beírt adat/ikon, ezzel figyelmeztet a rendszer, hogy intézkedésre van szükség, vegyük fel a feladatot a műszaknaplóba.

A papír ikonra kattintva (ami szintén pirossal jelölt) az adott naplósorban, megjelenik a megjegyzés mező, ide kell bejegyezni a hibát, hiányosságot, intézkedési javaslatot. Ezután már lezárható a napló, mentés után automatikusan létrejön a feladat, bekerül a FELADATOK közé (feladatlista oldal/műszaknapló). Annyi feladat generálódik a naplóból, ahány naplósornál ilyen bejegyzést tettünk.

A papír ikonra kattintva úgy is hozhatunk létre bejegyzést, hogy megfelelő értéket vittünk fel az adott naplósorba (nincs hiba/nincs piros érték), viszont mégis szeretnénk valamit hozzáfűzni. Az így rögzített szöveg egyszerű megjegyzésként, az adott naplósor neve alatt fog megjelenni az archív naplóban, feladatot nem generál.

A kezdőoldalon kattintson a FELADATOKRA -ra, itt listázódik az összes bejegyzés, ami vagy naplóból generálódott, vagy önállóan hozta létre egy felhasználó.
Önálló feladatok esetében értelemszerűen nem látható naplónév a NAPLÓ oszlopban, naplóból bejegyzettek esetén viszont annak a naplónak a nevét látjuk, melyből létrejött az adott feladat, mellette pedig a naplósor megnevezése szerepel.

A következő adatok szerint szűrhetjük a feladatlistát: mikor lett létrehozva, ki hozta létre, bejegyzés szövege, intézkedés szövege, feladat státusza.

A feladat státusza mindaddig „Létrehozva” (nyitott), amíg a felvett intézkedés nincs elvégezve és nincs lezárva a dokumentum.
Az intézkedés végeztével és a hibanapló lezárásával „Lezárva” státuszba vált a feladat. Előfordulhat, hogy valamilyen okból vissza kell nyitni a feladatot, ezt megtehetjük, ilyenkor ismét „Létrehozva”, azaz nyitott státuszba kerül a dokumentum.

Válassza ki a listából az aktuális feladatot, majd a „Feladat szerkesztése” ikonra (óra ikon) kattintva tudja megnyitni azt. Az elvégzett javítást, műveletek az Intézkedés elnevezésű beviteli mezőbe írja le, amennyiben szükséges. Az itt rögzített leírás megjelenik a listaoldalon is, az INTÉZKEDÉS oszlopban. Nem kötelező kitölteni, enélkül is lezárható a dokumentum.

Közvetlenül az „Intézkedés” mező alatt látható a „Feladat lezárása” gomb, kattintson ide, amennyiben le szeretné zárni a feladatot. A lezárt hibanaplók szükség esetén bármikor visszanyithatók.
Lezáratlan feladathoz lehetőség van hozzászólás írására és kép feltöltéséhez is.

1. Admin felhasználó: a legfelső szintű, teljeskörű jogosultság (minden)

Az admin felhasználóhoz kapcsolódik az adott egység (étterem, pékség, hotel stb.) teljes rendszere, azaz admin nélkül nem működik az alkalmazás, nem használható a naplózó felület.

Mindenhez hozzáfér és jogosult bármilyen művelet végrehajtására a fiókban. A rendszer további felhasználóit is kizárólag az admin hozhatja létre és adhat nekik jogosultságokat, engedélyeket. Admin felhasználóból csak 1 lehet. Több egységes fiók esetén az alábbi megoldás alkalmazható (multiadmin).

Multi-Admin jogosultság: amennyiben több egységet szeretnénk társítani egy admin fiókhoz, úgy ezt a jogosultságot szükséges beállítani, engedélyezni az admin felhasználóhoz. Így belépéskor kiválasztható az aktuális egység, illetve válthatunk egyikből a másikba. Röviden: egy admin felhasználónév alatt több egység fiókja érhető el.

2. Manager felhasználó: magas szintű jogosultság (napló módosítás, adminisztráció)

Ez a szerepkör engedélyt ad a legtöbb műveletre, de tartalmaz bizonyos korlátozásokat az admin jogokhoz képest:
• nem fér hozzá a felhasználókhoz, így nem tekintheti meg őket, ezzel együtt értelemszerűen nem is hozhat létre vagy törölhet felhasználót
• nem módosíthatja a fiók és az egységek adatait, nem hozhat létre új egységet sem (multiadmin fiókban)
• megtekintheti, de nem törölheti az archív naplókat és a lezáratlanokat sem
• csak a hozzárendelt naplókat láthatja az archív és lezáratlan naplók közt

A manager létrehozhat új naplóvázakat, illetve szerkesztheti azokat, törölhet, módosíthat, felhasználókat rendelhet hozzá. Az admin felhasználó mellett, a manager jogosultságú felhasználókhoz csatolható több egység egy multiadmin fiókban.
A manager felhasználók száma nincs korlátozva, bármennyi létrehozható.

3. Általános felhasználó (user): közepes szintű jogosultság (csak adminisztráció)

Ez a szerepkör az ellenőrzési lapok kitöltését végző felhasználóknak ad jogosultságot a hozzájuk rendelt naplók kitöltéséhez, feladatok adminisztrálásához.
A usereknek nincs lehetőségük szerkeszteni, létrehozni naplókat, nem láthatják a felhasználókat, semmiféle törlési, módosítási engedélyekkel nem rendelkeznek, kizárólag adminisztratív tevékenységet végezhetnek.
A hozzájuk rendelt lezáratlan és archív naplókat megtekinthetik.

Kizárólag 1 egységhez férhet hozzá, több egységet nem kaphat, multiadmin fiókban sem. A user felhasználók száma nincs korlátozva, bármennyi létrehozható.

4. Csak olvasási jogú felhasználó (control): alacsony szintű jogosultság (csak megtekintés)

Ez a szerepkör kizárólag a következő dokumentumok olvasását teszi lehetővé: a felhasználóhoz rendelt lezáratlan és archív naplók. A műszaknaplót, azaz a feladatokat nem tekintheti meg.
Kizárólag 1 egységhez férhet hozzá, több egységet nem kaphat, multiadmin fiókban sem. A control felhasználók száma nincs korlátozva, bármennyi létrehozható.

5. Karbantartó felhasználó (service): alacsony szintű jogosultság (csak feladatok)

Ez a szerepkör kizárólag a feladatok megtekintéséhez és adminisztrálásához ad jogosultságot, semmi mást nem láthat (pl. naplózás, felhasználók). A service felhasználó csak azokról a feladatokról kap értesítést és fér hozzá, melyek a hozzá kijelölt naplókból jöttek létre.
Kizárólag 1 egységhez férhet hozzá, több egységet nem kaphat, multiadmin fiókban sem. A service felhasználók száma nincs korlátozva, bármennyi létrehozható.

A naplózást végző felhasználók opcionálisan email értesítést kaphatnak a naplózással kapcsolatban az ütemezésnek megfelelően, két esetben:

1. A naplót hamarosan ki kell tölteni: fél órával a határidő előtt küldi a rendszer emlékeztetőül, amennyiben nem került még lezárásra az adott ellenőrzési lap.
2. A napló nem lett lezárva határidőre: fél órával a határidő lejártával küldi a rendszer, figyelmeztetve a felhasználót az elmaradásra.

Egység szinten beállítható az is, hogy adott felhasználók ne kapjanak minden esetben értesítést, csak az egyik vagy éppen a másik esetben, az előző két pontból. Természetesen az email értesítéseket ki lehet kapcsolni, minden felhasználónál egyesével vagy egységesen mindenkinél.